Privacyverklaring YourDomi

Laatste wijziging: 27/09/2026

1. Wie zijn wij

DOMI BNB BV, handelsnaam YourDomi ("wij", "ons") De Cassinastraat 6D1.02, 8540 Deerlijk, België KBO en btw: BE 1029.995.290 (RPR Gent, afdeling Kortrijk) E-mail: hello@yourdomi.be (vermeld "Privacy" in het onderwerp)

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.

2. Voor wie is deze verklaring

Deze verklaring geldt voor:

• eigenaars die hun woning door ons laten beheren;
• prospecten: eigenaars die wij contacteren of die ons contacteren;
• gasten die verblijven in een woning die wij beheren;
• bezoekers van www.yourdomi.be en gebruikers van onze online tools (rentabiliteitsanalyse, brochure, offerte, onboarding);
• schoonmaak- en onderhoudspartners die via onze app opdrachten uitvoeren;
• sollicitanten, leveranciers en zakenpartners.

Voor onze eigen medewerkers geldt een aparte interne privacyverklaring.

Boekingsplatforms zoals Airbnb, Booking.com en Vrbo verwerken uw gegevens ook voor hun eigen doeleinden. Daarvoor geldt hun eigen privacyverklaring.

3. Welke gegevens, waarom en op welke rechtsgrond

3.1 Eigenaars

Gegevens: naam, adres, e-mail, telefoonnummer, ondernemings- en btw-nummer, rekeningnummer (IBAN), gegevens over uw woning (adres, indeling, uitrusting, foto's, attesten en vergunningen, toegangsinformatie), contractgegevens, gegevens van de digitale ondertekening (tijdstip, IP-adres), boekingen en omzet van uw woning, afrekeningen, facturen en onze communicatie.

Doelen en rechtsgrond:

• Offerte, contract en onboarding: uitvoering van de overeenkomst en precontractuele stappen.
• Beheer van uw woning: listings, prijszetting, gastcommunicatie, schoonmaak, afrekeningen en uitbetalingen: uitvoering van de overeenkomst.
• Facturatie (ook via Peppol), boekhouding en fiscale verplichtingen: wettelijke verplichting.
• Bewijs van ondertekening en afhandeling van geschillen: ons gerechtvaardigd belang om onze rechten te kunnen aantonen.
• Informatie over nieuwe diensten van YourDomi: ons gerechtvaardigd belang. U kunt zich hier altijd voor afmelden.

Zonder deze gegevens kunnen wij de overeenkomst niet sluiten of uitvoeren.

3.2 Prospecten

Gegevens: naam, contactgegevens, adres en kenmerken van uw vakantiewoning, foto's die u ons bezorgt, of het om een nieuwbouw gaat, of de woning privé of via een vennootschap wordt gehouden (en welke vennootschap), het kadastraal inkomen, huidige huurinkomsten en beheervoorwaarden als u die invult, notities van onze gesprekken, en of u onze e-mails en brochure opent en welke onderdelen u bekijkt.

Bron: uzelf (contactformulier, aanvraag voor een persoonlijk voorstel, onze fiscale gids of voorbeeld-afrekening, telefoon), de openbare registers van toeristische logies en openbare advertenties van uw woning.

Doelen en rechtsgrond:

• U onze fiscale gids of voorbeeld-afrekening bezorgen op uw vraag: precontractuele stappen op uw verzoek. Contact over ons beheer enkel als u dat aanvinkt: uw toestemming.
• Een voorstel voor uw woning opmaken op uw vraag, met de verwachte opbrengst en de mogelijke verhuurstructuren: precontractuele stappen op uw verzoek.
• U contacteren over ons beheer: ons gerechtvaardigd belang om eigenaars van toeristische logies over onze diensten te informeren.
• U informatie per e-mail sturen: uw toestemming, bijvoorbeeld gegeven tijdens een telefoongesprek of via ons formulier.
• Meten of u onze e-mails opent en welke onderdelen van onze brochure of offerte u bekijkt: uw toestemming. Die vragen wij tijdens ons telefoongesprek, voor wij u de eerste e-mail sturen. U kunt uw toestemming altijd intrekken.

U kunt op elk moment laten weten dat u niet meer gecontacteerd wilt worden. Wij houden dan enkel uw nummer of e-mailadres bij op een interne lijst, zodat wij u niet opnieuw contacteren. Wij respecteren de Bel-me-niet-meer-lijst.

3.3 Gasten

Gegevens: naam, contactgegevens (vaak een e-mailadres of nummer van het boekingsplatform), aantal gasten, verblijfsdata, aankomst- en vertrektijd, berichten die u ons stuurt, bijzondere wensen, boekingsbedrag en betaalstatus, tijdelijke toegangscodes, meldingen van schade of incidenten (met foto's) en uw review.

Bron: het boekingsplatform waarop u boekte, en uzelf.

Doelen en rechtsgrond:

• Uw verblijf organiseren: communicatie, toegang, schoonmaak en onderhoud: uitvoering van de overeenkomst.
• Uw vragen beantwoorden, ook 's avonds en in het weekend. Wij gebruiken daarbij software die berichten vertaalt en een antwoord kan voorstellen op basis van informatie over de woning: ons gerechtvaardigd belang om snel en correct te antwoorden.
• Wettelijke verplichtingen, zoals een vraag van politie of gerecht: wettelijke verplichting.
• Afrekening met de eigenaar van de woning: ons gerechtvaardigd belang en onze overeenkomst met de eigenaar.
• Schade en incidenten afhandelen: ons gerechtvaardigd belang.

In sommige woningen meet een geluidssensor enkel het geluidsniveau, om overlast voor de buren te voorkomen. De sensor neemt geen gesprekken op. Dit staat vermeld in de advertentie van de woning.

3.4 Websitebezoekers en gebruikers van onze tools

Gegevens: technische gegevens (IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina's), gegevens die u invult in het contactformulier of de aanvraag voor een persoonlijk voorstel, uw e-mailadres en regio's als u zich inschrijft op de nieuwsbrief, en bij een persoonlijke link (brochure, offerte, onboarding) wanneer u die opent en welke onderdelen u bekijkt.

Doelen en rechtsgrond:

• De website en tools laten werken en beveiligen: ons gerechtvaardigd belang.
• Uw vraag beantwoorden en uw voorstel opmaken: precontractuele stappen op uw verzoek.
• U de nieuwsbrief sturen: uw toestemming. Uitschrijven kan altijd via de link in elke e-mail.
• Analyse en advertentiemeting via cookies: uw toestemming (zie punt 9 en onze cookieverklaring).

3.5 Schoonmaak- en onderhoudspartners

Gegevens: naam, contactgegevens, gebruikersnaam, meldingsvoorkeuren, toegewezen opdrachten, aankomst- en eindtijden, checklists, foto's en video's van uitgevoerd werk en schade, feedback, kwaliteitsbeoordelingen, vergoedingen, betalingen en ondernemingsgegevens.

Doelen en rechtsgrond:

• Opdrachten plannen, uitvoeren en betalen: uitvoering van de overeenkomst.
• Kwaliteit opvolgen en schade vaststellen: ons gerechtvaardigd belang.
• Boekhouding: wettelijke verplichting.

3.6 Sollicitanten, leveranciers en partners

Gegevens: contactgegevens, cv en motivatie (sollicitanten), facturen en communicatie (leveranciers en partners).

Rechtsgrond: precontractuele stappen, uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.

4. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen beslissingen die uitsluitend geautomatiseerd tot stand komen en die rechtsgevolgen hebben voor u of u in aanmerkelijke mate treffen. Onze prijsalgoritmes gaan over woningen, niet over personen.

5. Met wie delen wij uw gegevens

Wij delen enkel wat nodig is voor het doel, met:

• boekingsplatforms: Airbnb, Booking.com en Vrbo;
• software voor woningbeheer en prijszetting: onder meer Guesty en PriceLabs;
• hosting en onze eigen software: onder meer Vercel, Neon en Railway;
• website: Vercel, en met uw toestemming Google Analytics en Microsoft Clarity;
• e-mail, sms en interne communicatie: onder meer Google Workspace, Resend, Twilio en Slack;
• AI-dienstverleners voor vertaling en conceptantwoorden: Anthropic;
• facturatie, boekhouding en betalingen: Billit, onze externe boekhouder, Stripe en onze bank;
• schoonmaak- en onderhoudspartners: enkel verblijfsdata, aantal gasten, bijzondere wensen en toegangsinformatie;
• de eigenaar van de woning: de boekingsgegevens die nodig zijn voor de afrekening;
• overheden: Toerisme Vlaanderen, het Commissariat général au Tourisme, de fiscus, politie of gerecht, wanneer de wet dat vereist;
• verzekeraars en adviseurs, bij schade of een geschil;
• een koper of investeerder bij een (gedeeltelijke) overdracht van onze onderneming, onder geheimhouding en met dezelfde waarborgen.

Dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken, doen dat op basis van een verwerkersovereenkomst. Wij verkopen uw gegevens niet.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Een deel van onze dienstverleners is gevestigd buiten de EER, onder meer in de Verenigde Staten. Wij geven gegevens enkel door met een passende waarborg: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-US Data Privacy Framework, als de dienstverlener gecertificeerd is) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een kopie van de waarborg kunt u opvragen via hello@yourdomi.be.

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Daarna verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.

8. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van uw gegevens. U kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kunt u altijd bezwaar maken, zonder reden. Een gegeven toestemming kunt u altijd intrekken.

Stuur uw verzoek naar hello@yourdomi.be. Wij kunnen vragen uw identiteit te bevestigen. Wij antwoorden binnen een maand. Bij complexe verzoeken kan die termijn met twee maanden verlengd worden; dat laten wij u dan weten.

Bent u niet tevreden, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Cookies

Onze website wordt gehost bij Vercel. Strikt noodzakelijke cookies voor de werking en beveiliging plaatsen wij zonder toestemming. Analytische en advertentiecookies plaatsen wij pas nadat u daarmee instemt via de cookiebanner. U kunt uw keuze altijd wijzigen via de cookie-instellingen onderaan de website of via uw browser.

10. Beveiliging

Wij beschermen uw gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, persoonlijke logins met beperkte toegangsrechten, persoonlijke links met een unieke sleutel, auditlogging bij digitale ondertekening en back-ups. Geen enkel systeem is volledig onkwetsbaar. Wij passen onze maatregelen aan waar nodig.

11. Minderjarigen

Onze website en diensten richten zich op volwassenen. Gegevens van minderjarige gasten ontvangen wij enkel als onderdeel van de boeking door een volwassene.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze diensten, tools of de wetgeving veranderen. De meest recente versie staat altijd op www.yourdomi.be, met de datum van de laatste wijziging.