Gérer votre logement de vacances à distance : garder le contrôle

Beaucoup de propriétaires n'habitent pas à côté de leur logement de vacances. Le logement se trouve à la côte, dans le Westhoek ou dans les Ardennes, et ils habitent à une heure de route ou plus. Ce n'est pas forcément un problème. Cela demande toutefois une bonne organisation.

Quand on gère à distance, on ne peut pas passer rapidement si quelque chose ne va pas. Tout doit donc être organisé pour fonctionner sans vous. Dans cet article, vous verrez de quels outils et de quels accords vous avez besoin pour cela.

Une serrure connectée plutôt que des clés

Les clés sont la première source de problèmes dans la gestion à distance. Elles se perdent, ne sont pas rendues ou doivent être remises à une heure fixe. Une serrure connectée résout cela.

Avec une serrure connectée, chaque voyageur reçoit son propre code, valable uniquement pendant le séjour. Après le départ, le code expire automatiquement. Vous n'avez donc à rencontrer personne et il n'y a pas de clés à remplacer. Les équipes de nettoyage et les artisans reçoivent chacun leur propre code, de sorte que vous voyez qui est entré et quand.

Choisissez une serrure qui fonctionne aussi en cas de panne de courant ou de pile vide. Vérifiez les piles à un moment fixe. Prévoyez une solution de secours, comme une clé physique chez une personne de contact locale.

Des personnes de contact locales

Aussi bien que tout soit organisé, il faut parfois quelqu'un sur place. Un voyageur qui n'arrive pas à entrer, une alarme qui se déclenche ou une tempête qui cause des dégâts. Pour ces moments-là, vous avez besoin d'une personne de contact fiable à proximité.

Il peut s'agir d'un voisin, d'un ami ou d'un partenaire professionnel. Convenez clairement de ce qu'ils font, des moments où ils sont joignables et de la façon dont ils sont rémunérés. Donnez-leur un aperçu du logement : où se trouve le robinet principal, où est le tableau électrique et quels artisans ils peuvent appeler.

Une équipe de nettoyage fixe

Dans la gestion à distance, l'équipe de nettoyage est vos yeux dans le logement. Elle voit le logement après chaque séjour. Travaillez donc avec une équipe fixe qui connaît le logement et suit une check-list fixe.

Demandez des photos de chaque pièce après chaque rotation. Vous voyez ainsi à distance si tout est prêt pour le voyageur suivant. Convenez que les dégâts, les défauts et les stocks presque épuisés sont signalés immédiatement, avec une photo. Vous apprenez ainsi l'existence d'un problème avant que le voyageur ne le remarque.

Prévoyez aussi un endroit fixe dans le logement pour les pièces de rechange et les produits de nettoyage. Une armoire fermée à clé avec des ampoules, des piles et du linge supplémentaire évite à l'équipe un trajet jusqu'au magasin. Faites vérifier et compléter cette armoire lors de chaque grand nettoyage.

Des artisans attitrés

Un robinet qui fuit ou un chauffage en panne n'attend pas que vous ayez le temps. Veillez à disposer, pour les tâches principales, d'un artisan attitré à proximité : un plombier, un électricien, un chauffagiste et quelqu'un pour les petits travaux.

Définissez à l'avance leur façon de travailler. Peuvent-ils entrer eux-mêmes avec leur propre code ? Jusqu'à quel montant peuvent-ils réparer sans appeler d'abord ? En combien de temps interviennent-ils en cas de problème urgent ? Si vous réglez cela à l'avance, vous ne perdez pas un temps précieux en cas de panne.

Des capteurs pour l'eau et la température

Les capteurs vous avertissent de problèmes que vous ne remarqueriez sinon que bien plus tard. Un détecteur d'eau près de la machine à laver, du chauffe-eau ou sous l'évier signale immédiatement une fuite. Un capteur de température vous prévient si le chauffage tombe en panne et qu'il fait trop froid en hiver. Vous évitez ainsi des conduites gelées dans un logement vide.

Certains propriétaires utilisent aussi un capteur de bruit, pour repérer tôt les fêtes ou les nuisances. Choisissez alors un capteur qui mesure uniquement le niveau sonore en décibels et n'enregistre pas les conversations. Mentionnez-le clairement dans votre annonce et dans le règlement intérieur. Les plateformes attendent cette transparence. Les caméras n'ont pas leur place à l'intérieur du logement. Elles portent atteinte à la vie privée des voyageurs.

Un manuel numérique du logement

Les voyageurs ont des questions. Comment fonctionne le chauffage ? Quel est le mot de passe du wifi ? Où vont les déchets ? Si vous n'êtes pas dans les environs, vous voulez qu'ils trouvent eux-mêmes ces réponses.

Un manuel numérique du logement y aide. Mettez-y tout ce dont les voyageurs ont besoin : arrivée et départ, la serrure, les appareils, les déchets, le stationnement, le règlement intérieur et les numéros d'urgence. Ajoutez de courtes photos ou vidéos pour les appareils que les voyageurs utilisent souvent mal. Envoyez le lien avant l'arrivée et laissez aussi une version papier dans le logement.

Un channel manager pour le calendrier

Si vous louez via plusieurs plateformes, votre calendrier doit être exact partout. Une réservation via une plateforme doit immédiatement bloquer les autres. Sinon, vous risquez des doubles réservations, et celles-ci sont encore plus difficiles à régler à distance.

Un channel manager aligne les calendriers, les prix et les règles sur chaque plateforme. Il se connecte souvent aussi à la serrure connectée et au planning de nettoyage. Chaque voyageur reçoit ainsi automatiquement un code et l'équipe sait quand une rotation a lieu.

Un contrôle mensuel

La gestion à distance ne fonctionne qu'avec une routine fixe. Prévoyez chaque mois un moment pour passer en revue les points principaux :

• les réservations et les revenus du mois écoulé ;
• les avis récents et les remarques récurrentes des voyageurs ;
• les signalements de l'équipe de nettoyage et les réparations en attente ;
• les piles de la serrure et des capteurs ;
• le stock et le linge ;
• le calendrier et les prix des mois à venir.

Allez aussi sur place vous-même quelques fois par an. Regardez le logement avec les yeux d'un voyageur. Qu'est-ce qui saute aux yeux ? Qu'est-ce qui est usé ? Le logement reste ainsi en bon état, même si vous n'y êtes pas chaque semaine.

Confier la gestion

Chez YourDomi, nous travaillons avec des serrures connectées dotées d'un code par séjour, notre propre équipe de nettoyage avec un contrôle photo, des artisans attitrés et un décompte mensuel par logement. Vous voulez savoir comment cela peut fonctionner pour votre logement ? Demandez une proposition personnalisée.